Três milhões de páginas do Diário Oficial de Minas Gerais, acessíveis hoje somente em formato físico ou por microfilme, estão sendo digitalizadas por iniciativa do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG).

Em segundos, a máquina lê o jornal impresso e transforma as páginas em informação digitalizada e pesquisável por palavra-chave, ferramenta essencial para servidores, pesquisadores e cidadãos em geral. As publicações serão disponibilizadas gratuitamente no site do Jornal Minas Gerais – atualmente, estão disponíveis as edições publicadas entre 1892 e 1943 e a partir de 2010.

Essa lacuna de 67 anos (entre 1943 e 2010) será suprida no próximo ano, quando deve ser concluída a digitalização das quase 25 mil edições restantes.

O trabalho é fruto de Acordo de Cooperação Técnica (ACT) do TJMG com o Poder Executivo e com a Assembleia Legislativa de Minas Gerais (ALMG), que detêm partes do acervo original. O contrato prevê a digitalização completa em até 18 meses, mas a expectativa é que todo o material esteja on-line em até 12 meses.

Preservação

O 2º vice-presidente do TJMG e superintendente da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), desembargador Manoel dos Reis Morais, ressaltou a relevância histórica da iniciativa: 

O trabalho de preparo dos originais e de digitalização é realizado na Iron Mountain, empresa norte-americana responsável pelo contrato, que atua em Betim, na Região Metropolitana de Belo Horizonte. Representantes do TJMG, da ALMG e da Imprensa Oficial acompanharam o início dos trabalhos nesta quarta-feira (30/9).

A disponibilização do acervo histórico é uma medida essencial de garantia de acesso à informação, destacou a juíza auxiliar da 2ª Vice-Presidência, Aline Damasceno Pereira de Sena:

"A digitalização é resultado de um trabalho de planejamento e articulação institucional, que busca facilitar o acesso da sociedade a informações históricas e oficiais. Além de beneficiar pesquisadores e cidadãos, o projeto permitirá a consulta mais ágil a documentos importantes para a história da Justiça mineira, demonstrando o valor da atuação integrada entre as instituições envolvidas."

Pesquisa facilitada

Servidores que buscam publicações específicas, por exemplo, poderão consultar o acervo do Minas Gerais por data ou palavra-chave. A diretora executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged) da Ejef, Simone Meireles, dimensionou o planejamento e o rigor técnico necessários à disponibilização das edições: 

"O projeto envolve o tratamento técnico, a digitalização e a indexação de aproximadamente três milhões de páginas, referentes ao período de 1943 a 2010. É um trabalho de grande dimensão, que exige planejamento e rigor técnico para assegurar a qualidade dos arquivos digitais e a preservação dos documentos originais. Ao final, o acervo estará disponível para consulta pública e gratuita, ampliando significativamente as possibilidades de pesquisa e acesso à informação."

O gerente de Jurisprudência, Biblioteca e Publicações Técnicas (Gejur), Thiago Doro, explicou que a digitalização é realizada por lotes e a partir das edições mais recentes:

"À medida que o material é digitalizado, já subimos no sistema da Imprensa Oficial para atender de forma mais ágil às demandas frequentes por direitos de servidores públicos. Em seguida, avançamos para o atendimento a pesquisadores e historiadores (com as edições mais antigas)."

Soma de acervos

A viabilização do acervo completo do jornal Minas Gerais se torna possível graças à soma de edições que estavam dispersas entre as instituições.

Segundo o gerente Thiago Doro, "o conjunto em melhor estado físico será preservado para a guarda definitiva no arquivo da Imprensa Oficial". Já exemplares únicos ou em condição precária serão digitalizados de forma artesanal para preservar os originais.

Conforme explicou o gerente-geral de Documentação e Informação da ALMG, Nilson Vidal Prata, "a união de esforços permite digitalizar o material e colocar uma versão completa à disposição da sociedade para consulta pela internet".

Ele ressaltou que a iniciativa encerrará as buscas manuais, folha por folha, atendendo a uma elevada demanda de servidores em busca de comprovação de direitos e agilizando a atualização do banco de legislação da ALMG.

Processo automatizado 

A cooperação técnica soluciona um gargalo da Imprensa Oficial, explicou a diretora de Gestão e Relacionamento da Superintendência de Gestão do Diário Oficial, Alexandra Maria Carvalho Baldo Borges:

"A parceria traz grande benefício por suprir uma lacuna na digitalização, que vinha sendo realizada de forma manual pela equipe. Com o acordo, sistematizamos o processo para disponibilizar o acervo completo no site."

O esforço de restauração e digitalização culmina na transformação do papel em dado estratégico. O gerente comercial da Iron Mountain, Marcos Paulo, afirmou que a parceria foi estruturada visando à expansão de tecnologias documentais para o setor público:

"O nosso trabalho é realizar a gestão da informação e transformá-la em um ativo estratégico para os órgãos. Conseguimos estudar esses acervos e prover uma informação mais assertiva, garantindo que o conhecimento histórico não se perca em depósitos."

O manuseio físico dos livros exige cuidado artesanal. A supervisora de operações da empresa, Aline Matos, explicou que especialistas no preparo dos documentos recebem lotes semanais com os livros em que o jornal foi encadernado. Aos poucos, soltam os blocos dos cadernos e ajustam as bordas, com uma guilhotina, antes de enviar o material para a digitalização:

"Historiadores do TJMG nos orientaram sobre o melhor método para preservar os documentos. Criamos vídeos instrutivos e divulgamos aos colaboradores para garantir a qualidade da entrega." 

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